Säker e-post
Allmänna reklamationsnämnden använder sig av e-postkryptering. Anledningen till att nämnden krypterar viss e-post är att dataskyddsförordningen ställer krav på att all elektronisk kommunikation som innehåller känsliga personuppgifter, eller som är att likställa med sådana, måste krypteras.
Fördelen med e-kryptering är att nämnden kan använda e-post i större utsträckning och därmed korta ner handläggningstiderna, men även att du som mottagare kan besvara meddelanden på ett säkert sätt. Du behöver inte installera något särskilt program eller certifikat för detta.
Vissa uppgifter får endast lämnas ut till en identifierad användare. Mottagarens identitet säkerställs då genom att denne måste ange en kod för att få tillgång till informationen i e-postmeddelandet. I dessa fall begär nämnden, förutom uppgift om mailadress, in uppgift om mobiltelefonnummer.
Nämnden använder sig oftast av säker e-post vid utgående e-post. Meddelandet skickas inte direkt till din e-postlåda, utan lagras istället på en säker server. Till dig skickas ett aviseringsmeddelande med en länk för att få tillgång till meddelandet.
Meddelanden kan skickas på två sätt
Utan kod: Du får ett aviseringsmeddelande med en länk. När du trycker på länken får du tillgång till meddelandet via en säker anslutning mellan enheten som du öppnar det från och servern som det finns lagrat på.
Med kod: Nämnden kan även förse meddelanden med en kod. Koden skickas som ett sms till din mobiltelefon när du trycker på länken i aviseringen. För att få tillgång till meddelandet måste du ange koden.
Bevaka din e-postlåda
Det är viktigt att mottagaren kontrollerar sin e-post åtminstone lika ofta som sin vanliga post. Det är även viktigt att mottagaren uppmärksammar nämnden på om denne byter e-postadress och/eller mobiltelefonnummer.
Besvara meddelanden
Om du svarar på ett e-postmeddelande som har skickats med säker e-post så kommer även ditt svar att skickas krypterat till nämnden.
Lagringstid
Meddelanden lagras på servern i 30 dagar, därefter raderas de. Om du vill spara ditt meddelande längre än så måste du spara ner meddelandet på din dator.
Meddelanden som har skickats med kod
Meddelanden som har skickats med kod kan öppnas igen med samma kod. Om du inte vet vilken kod som hör till ett visst meddelande kan du beställa den på nytt från inloggningssidan.
Meddelanden som har skickats utan kod
Du måste logga ut och välja ett lösenord eller spara en cookie för att kunna öppna ett meddelande som har skickats utan kod på nytt. Sparar du ett lösenord kan meddelandet öppnas från vilken enhet som helst. Du kan använda samma lösenord för flera meddelanden. Det är lämpligt att byta lösenord med jämna intervall. Med en cookie kan du bara öppna meddelandet med samma enhet och samma webbläsare som du använde första gången.
Begränsad möjlighet att öppna bilagor med Android
Med standardwebbläsaren i Androidtelefoner och läsplattor kan bilagor inte öppnas, d.v.s. du kan läsa själva meddelandet men inte öppna bilagorna. Om du använder en sådan webbläsare får du ett varningsmeddelande, som ger dig möjlighet att avbryta och öppna meddelandet med en annan enhet. Har du en annan webbläsare installerad, t.ex. Chrome, kan bilagor till meddelanden öppnas även från telefonen.