ARN:s behandling av personuppgifter

Från den 25 maj 2018 gäller EU:s dataskyddsförordning (GDPR) för hantering av personuppgifter. Så här behandlar ARN personuppgifter.

Om EU:s dataskyddsförordning– GDPR

Förkortningen står för General Data Protection Regulation. Förordningen gäller som lag i Sverige och ersätter personuppgiftslagen (PuL). Ett av syftena med dataskyddsförordningen är att skydda enskildas personuppgifter. Dataskyddsförordningen har också till syfte att skapa en enhetlig och likvärdig nivå för skyddet av personuppgifter inom EU. Dataskyddsförordningen har tagits fram för att modernisera och anpassa reglerna om skyddet av personuppgifter i det digitala samhället.

ARN är personuppgiftsansvarig

Ansvarig för behandlingen av personuppgifterna är Allmänna reklamationsnämnden (ARN).

Kontaktuppgifter

Allmänna reklamationsnämnden
Box 174
101 23 Stockholm 

E-postadress: arn@arn.se

Telefon: 08-508 860 00

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan knytas till en levande person. Exempel på personuppgifter är namn, adress, e-postadress, IP-adress och uppgift om en persons hälsotillstånd. Även bilder är personuppgifter om en person tydligt kan identifieras på bilden.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter kan till exempel innebära att samla in, lagra, överföra, sammanföra och radera personuppgifter.

Exempel på behandling av personuppgifter i tvisteärenden

ARN samlar in personuppgifter från konsumenter som gör en anmälan. Sedan lagras uppgifterna i ARN:s ärendehanteringssystem. Under skriftväxlingen i ett ärende överförs anmälan och övriga handlingar, som också kan innehålla personuppgifter, till företaget som är motpart i ärendet. De handlingar som företaget skickar in överförs till anmälaren. Eftersom ARN är en e-myndighet sker överföringen oftast via e-post, men ibland per post. När beslutet skrivs kan personuppgifter komma att sammanföras i ett och samma dokument. Handlingarna i ärendet gallras (raderas) två år efter att ärendet har avslutats. Beslutet arkiveras utan någon begränsning i tid.

Offentlighetsprincipen – rätten att begära ut allmänna handlingar

ARN är en statlig myndighet. Det som skickas till ARN eller som skapas hos myndigheten blir så kallade allmänna handlingar. Enligt offentlighetsprincipen har den som begär det oftast rätt att ta del av handlingarna. I vissa enstaka fall kan ARN skydda information i handlingar så att vissa personuppgifter inte lämnas ut. Vilken information ARN kan skydda bestäms av offentlighets- och sekretesslagen.

Vilka personuppgifter behandlar ARN i tvisteärenden?

När anmälan görs samlar ARN in namn, adress, e-postadress, telefonnummer, ålder och kön på den som anmäler. ARN hanterar även andra personuppgifter som lämnas till myndigheten. 

Känsliga personuppgifter

Ibland får ARN del av känsliga personuppgifter. Det är uppgifter om ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i en fackförening, hälsa, en persons sexualliv eller sexuella läggning, genetiska uppgifter och biometriska uppgifter som entydigt identifierar en person.

Om det inte är nödvändigt bör du undvika att lämna känsliga personuppgifter om dig själv eller om någon annan.

ARN:s ändamål och lagliga grund för behandlingen av personuppgifter i tvisteärenden

ARN behöver personuppgifter för att kunna handlägga tvister enligt det uppdrag ARN har fått från regeringen. ARN har också fått uppdraget att redovisa statistik om anmälarnas kön, ålder och bostadsort.

Den behandling av personuppgifter som ARN utför under handläggningen av tvister stöds på den lagliga grunden att myndigheten utför en uppgift av allmänt intresse. När vi behandlar känsliga personuppgifter så gör vi det för att kunna handlägga ärendet eller uppfylla våra andra skyldigheter enligt lag. Laglig grund för behandlingen av känsliga personuppgifter är viktigt allmänt intresse.

Vilka får del av personuppgifter i tvisteärenden? 

Medarbetarna på ARN har tillgång till uppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter, till exempel beredningsjurister, administrativ personal eller ledamöter i nämnden. Anmälaren och det anmälda företaget får under handläggningen del av handlingarna i ärendet.

Konsumentverket och rådgivningsbyråerna har tillgång till beslut i ARN:s ärendehanteringssystem. Även våra leverantörer av IT-tjänster och andra personuppgiftsbiträden har tillgång till personuppgifter.

Behandlingen av personuppgifter sker som huvudregel inom EU/EES, men om någon part finns utanför det området kan uppgifter komma att föras över dit (tredje land).

Enligt offentlighetsprincipen kan handlingar som finns hos ARN och som innehåller personuppgifter lämnas ut till den som begär det, se mer under rubriken Offentlighetsprincipen – rätt att begära ut allmänna handlingar.

Hur länge sparar ARN personuppgifter i tvisteärenden?

ARN är enligt arkivregler skyldig att spara handlingar i tvisteärenden i två år efter att ärendet avslutas. Därefter gallras (raderas) de. Besluten sparas utan någon begränsning i tid.

Behandling av personuppgifter i inkommande e-post och post

ARN är skyldig att ta hand om det som skickas in till myndigheten. Det beror bland annat på att ARN ska ge service till allmänheten.

Handlingar som hör till ett ärende förs över till ARN:s ärendehanteringssystem. All e-post i ARN:s inkorg arn@arn.se raderas efter tre månader. Innehåll i övriga e-postinkorgar raderas efter ett år.

E-postmeddelanden och brev som inte hör till något tvisteärende skrivs ut och sparas hos ARN i två år. Därefter gallras (raderas) de. Tillfälliga handlingar och handlingar av ringa betydelse sparas inte.

Behandling av personuppgifter vid rekrytering

Under rekryteringsprocessen behandlar vi de personuppgifter du lämnar, till exempel namn, adressuppgifter, ålder, tidigare arbetsgivare och utbildningar. Även till exempel referenser och intervjuanteckningar kan behandlas under rekryteringsprocessens gång.

ARN använder uppgifterna för att hantera din ansökan. Behandlingen är nödvändig för att ARN ska kunna fullgöra en uppgift av allmänt intresse eller för att fullgöra ett avtal.

Uppgifterna är tillgängliga för de personer på ARN som arbetar med rekrytering, till exempel HR-ansvarig, rekryteringsansvariga chefer och fackliga representanter.

Blir du anställd sparas ansökningshandlingarna i personakten tills vidare. Annars sparas ansökningshandlingarna i två år efter att rekryteringen avslutats. Därefter gallras (raderas) de. Om ett anställningsbeslut överklagas överförs uppgifterna till Statens överklagandenämnd.

Ansökningshandlingar i samband med spontanansökningar eller praktikansökningar gallras (raderas) när uppgifterna inte längre behövs.

Prenumeranter

Personuppgifter du lämnar när du vill prenumerera på våra beslut behandlas av oss för att vi ska kunna hantera prenumerationen. Behandlingen sker på den lagliga grunden att ARN utför en uppgift av allmänt intresse. E-postadresser sparas så länge prenumerationen pågår. Personuppgifter som lämnas för att vi ska kunna ta betalt sparas i enlighet med arkivreglerna för ekonomiska handlingar. 

Behandling av personuppgifter om tredje person

Ibland lämnar personer uppgifter om andra än sig själva till oss. Om det är nödvändigt för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag eller uppfylla våra skyldigheter enligt annan lag behandlar vi dessa personuppgifter. Vi gör då en bedömning av om personen ska informeras om behandlingen eller inte.

Dina rättigheter

Du har möjlighet att kontakta ARN och:

  • Begära tillgång till de personuppgifter som ARN behandlar om dig (registerutdrag). Ange tydligt i din begäran vilken information du vill ta del av. Normalt besvarar vi din begäran inom en månad.

  • Begära rättelse, radering eller begränsning av behandlingen av dina personuppgifter.

  • Invända mot behandlingen av dina personuppgifter.

Eftersom det finns särskilda regler kring hanteringen av allmänna handlingar så begränsas vissa av dessa rättigheter.

Dataskyddsombud

Om du har frågor om eller synpunkter på ARN:s personuppgifts­behandling kan du kontakta myndighetens dataskyddsombud genom att skicka e-post till dso@arn.se

Klagomål

Om du är missnöjd med ARN:s behandling av dina personuppgifter kan du klaga till Datainspektionen. Kontaktuppgifter hittar du på www.datainspektionen.se. Där finns också mer information om dataskyddsförordningen.

Uppdaterad: