ARN:s behandling av personuppgifter

Den här informationen har till syfte att i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016) ge en övergripande information om de personuppgiftsbehandlingar som ARN är personuppgiftsansvarig för. Informationen har vidare till syfte att ge information till de som ARN behandlar personuppgifter om (registrerade), så att de kan ta till vara sina rättigheter.

ARN är personuppgiftsansvarig

Ansvarig för behandlingen av personuppgifterna är Allmänna reklamationsnämnden (ARN).

Kontaktuppgifter

Allmänna reklamationsnämnden
Box 174
101 23 Stockholm 

E-postadress: arn@arn.se

Telefon: 08-508 860 00

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan knytas till en levande person. Exempel på personuppgifter är namn, adress, e-postadress, IP-adress, personnummer eller uppgift om en persons hälsotillstånd. En bild kan också vara en personuppgift om en person tydligt kan identifieras på bilden.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter kan till exempel innebära att samla in, lagra, överföra, sammanföra eller radera personuppgifter.

Exempel på behandling av personuppgifter i tvisteärenden

ARN samlar in personuppgifter från konsumenter som gör en anmälan. Sedan lagras uppgifterna i ARN:s ärendehanteringssystem. Under skriftväxlingen i ett ärende överförs anmälan och övriga handlingar, som också kan innehålla personuppgifter, till företaget som är motpart i ärendet. De handlingar som företaget skickar in överförs till anmälaren. Eftersom ARN är en e-myndighet sker överföringen oftast genom inloggning i ärendehanteringssystemet, men den kan också ske via e-post eller per post. När ett beslut skrivs kan personuppgifter komma att sammanföras i ett och samma dokument.

Vilka personuppgifter behandlar ARN i tvisteärenden?

När anmälan görs samlar ARN in namn, adress, e-postadress, telefonnummer, ålder och kön på den som anmäler. ARN hanterar även andra personuppgifter som lämnas till myndigheten. 

Känsliga personuppgifter

Ibland får ARN del av känsliga personuppgifter. Det är uppgifter om ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i en fackförening, hälsa, en persons sexualliv eller sexuella läggning, genetiska uppgifter och biometriska uppgifter som entydigt identifierar en person.

Om det inte är nödvändigt bör du undvika att lämna känsliga personuppgifter om dig själv eller om någon annan.

Integritetskänsliga personuppgifter

ARN får även del av integritetskänsliga personuppgifter. Det kan vara finansiella uppgifter, uppgifter om lagöverträdelser, värderande uppgifter, personnummer/samordningsnummer, information som rör någons privata sfär eller uppgifter om sociala förhållanden som entydigt identifierar en person.

Om det inte är nödvändigt bör du undvika att lämna integritetskänsliga personuppgifter om dig själv eller om någon annan.

ARN:s ändamål och lagliga grund för behandlingen av personuppgifter i tvisteärenden

ARN behöver personuppgifter för att kunna handlägga tvister enligt det uppdrag ARN har fått från regeringen. ARN har också fått uppdraget att redovisa statistik som är uppdelad på kön och ålder och som avser antal och typ av klagomål.

Den behandling av personuppgifter som ARN utför under handläggningen av tvister görs med stöd av den lagliga grunden att myndigheten utför en uppgift av allmänt intresse. När vi behandlar känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter så gör vi det för att kunna handlägga ärendet eller uppfylla våra andra skyldigheter enligt lag. Hantering av personuppgifter vid betalning av avgiften sker på grunden rättslig förpliktelse. 

Vilka får del av personuppgifter i tvisteärenden? 

Medarbetarna på ARN, till exempel jurister, administrativ personal eller ledamöter i nämnden, har tillgång till uppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Anmälaren och det anmälda företaget får under handläggningen del av handlingarna i ärendet.

Våra leverantörer av IT-tjänster och andra personuppgiftsbiträden har tillgång till personuppgifter i enlighet med de ändamål och instruktioner som nämnden har lämnat för behandlingen.

Behandlingen av personuppgifter sker som huvudregel inom EU/EES, men om någon part finns utanför det området kan uppgifter komma att föras över dit (tredje land).

Den som begär ut handlingar eller uppgifter från ARN, men stöd av offentlighetsprincipen, kan få del personuppgifter.

Hur länge sparar ARN personuppgifter i tvisteärenden?

ARN är enligt arkivregler skyldig att spara handlingar i tvisteärenden i två år efter att ärendet avslutas. Därefter gallras (raderas) de. Besluten sparas utan någon begränsning i tid.

Behandling av personuppgifter i inkommande e-post och post

ARN är skyldig att ta hand om det som skickas in till myndigheten. Det beror bland annat på att ARN ska ge service till allmänheten.

Handlingar som hör till ett ärende förs över till ARN:s ärendehanteringssystem. All e-post i ARN:s inkorg arn@arn.se raderas efter tre månader. Innehåll i övriga e-postinkorgar raderas efter högst ett år.

E-postmeddelanden och brev som inte hör till något tvisteärende skrivs ut och sparas hos ARN i två år. Därefter gallras (raderas) de. Tillfälliga handlingar och handlingar av ringa betydelse sparas inte.

Behandling av personuppgifter vid rekrytering

Under rekryteringsprocessen behandlar vi de personuppgifter som den sökande lämnar, till exempel namn, adressuppgifter, ålder, tidigare arbetsgivare och utbildningar. Även referenser och intervjuanteckningar kan behandlas under rekryteringsprocessens gång.

ARN använder uppgifterna för att hantera din ansökan. Behandlingen är nödvändig för att ARN ska kunna fullgöra en uppgift av allmänt intresse eller för att fullgöra ett avtal.

Uppgifterna är tillgängliga för de personer på ARN som arbetar med rekrytering, till exempel, rekryteringsansvariga chefer, den administrativa chefen och fackliga representanter.

Blir du anställd sparas ansökningshandlingarna i personakten tills vidare. Annars sparas ansökningshandlingarna i två år efter att rekryteringen avslutats. Därefter gallras (raderas) de. Om ett anställningsbeslut överklagas överförs uppgifterna till Statens överklagandenämnd.

Ansökningshandlingar i samband med spontanansökningar eller praktikansökningar gallras (raderas) när uppgifterna inte längre behövs.

Prenumeranter

Personuppgifter du lämnar när du vill prenumerera på våra utskick behandlas av oss för att vi ska kunna hantera prenumerationen. Den rättsliga grunden är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan som prenumerant. E-postadresser sparas så länge prenumerationen pågår. Personuppgifter som lämnas för att vi ska kunna ta betalt sparas i enlighet med arkivreglerna för ekonomiska handlingar. 

Behandling av personuppgifter om tredje person

Ibland lämnar personer uppgifter om andra än sig själva till oss. Om det är nödvändigt för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag eller uppfylla våra skyldigheter enligt annan lag behandlar vi dessa personuppgifter. Vi gör då en bedömning av om personen ska informeras om behandlingen eller inte enligt dataskyddsförordningen.

Offentlighetsprincipen

Eftersom ARN är en myndighet blir de handlingar som kommer in till oss, som huvudregel, allmänna handlingar som diarieförs eller förvaras och som vid begäran kan komma att lämnas ut om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Så länge det inte har en avgörande betydelse för sekretessbedömningen har ARN inte rätt att efterforska till vem uppgifterna lämnas ut.

Den behandling av personuppgifter som krävs enligt offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen för en korrekt hantering av ARN:s allmänna handlingar, och som sker med stöd av EU:s dataskyddsförordning, anses nödvändig med hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Dina rättigheter

Du har möjlighet att kontakta ARN och:

• Begära tillgång till de personuppgifter som ARN behandlar om dig (registerutdrag). Ange tydligt i din begäran vilken information du vill ta del av. Normalt besvarar vi din begäran inom en månad.

• Begära rättelse, radering eller begränsning av behandlingen av dina personuppgifter.

• Invända mot behandlingen av dina personuppgifter.

Det finns särskilda regler kring hanteringen av allmänna handlingar som kan begränsa dina rättigheter.

Dataskyddsombud

Om du har frågor om eller synpunkter på ARN:s personuppgifts­behandling kan du kontakta myndighetens dataskyddsombud genom att skicka e-post till dso@arn.se

Klagomål

Om du är missnöjd med ARN:s behandling av dina personuppgifter kan du klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Kontaktuppgifter hittar du på www.imy.se. Där finns också mer information om dataskyddsförordningen.